Акт о несоответствии товара

Ситуации, при которых поставленный товар отличается от согласованных характеристик, требуют официального подтверждения. Акт о несоответствии — это основание для предъявления претензий продавцу, защиты интересов покупателя.
Согласно статье 506 ГК РФ, выявленные отклонения от условий договора позволяют покупателю вернуть товар, требовать замену или компенсацию. 

Что такое акт о несоответствии

Акт о несоответствии — это письменный документ. В нем фиксируют выявленные недостатки, расхождения, отклонения продукции от условий договора или требований технической документации в момент приёмки. Наличие документа помогает:

• доказать нарушение условий поставки, зафиксировать дату обнаружения, состав комиссии, объект спора;

• вернуть продукцию, обменять её или оформить частичный возврат с перерасчётом;

• запросить компенсацию за брак, недостачу или убытки, связанные с хранением, обработкой;

• предъявить претензию, основываясь на надлежащем документальном оформлении;

• подтвердить факт отклонения при последующих судебных или досудебных разбирательствах.

Акт служит основой для направления претензии, а в случае конфликта — доказательством в арбитражном процессе.

Когда требуется составление акта 

Составление акта о несоответствии товара необходимо в случаях, когда обнаружено:

• расхождение по качеству продукции относительно заявленных характеристик;

• несоответствие количества данным накладных или счёта-фактуры;

• поставка товара в ином ассортименте, чем предусмотрено договором;

• повреждение упаковки, тары или самого товара;

• несоблюдение условий хранения или транспортировки;

• расхождение между фактически полученной продукцией и документами поставки.

Если несоответствие выявлено в момент приёмки товарно-материальных ценностей, оно подлежит немедленной фиксации в акте. При более позднем обнаружении дефектов оформляется отдельный документ с указанием условий хранения до момента выявления нарушения.

Документ необходим для фиксации претензий к поставщику или подрядчику, проведения последующих расчётов: возврата, доукомплектации, замены или взыскания понесённых убытков.

Нормативные формы, допустимые варианты оформления

При выявлении расхождений по количеству или качеству товара в момент приёмки товарно-материальных ценностей на практике применяются унифицированные формы:

• ТОРГ-2 — при установлении несоответствий по качеству или количеству при внутренней поставке;

• ТОРГ-3 — при выявлении расхождений при приёмке импортных товаров.

Обе формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года № 132, используются как стандарт при документировании нарушений условий поставки.

Для электронного документооборота предусмотрен цифровой формат актов ТОРГ-2 и ТОРГ-3, утверждённый приказом ФНС России от 27 августа 2019 года № ММВ-7-15/423@.

Возможность использования собственной формы

Использование унифицированных форм не является обязательным. Начиная с 2013 года организации вправе составлять акт о несоответствии в самостоятельно разработанной форме, если такой порядок предусмотрен договором.

При этом документ должен содержать обязательные реквизиты, указанные в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ, включая:

• наименование документа;

• дату составления;

• сведения о сторонах;

• описание выявленного факта хозяйственной жизни;

• количественные, стоимостные показатели;

• подписи уполномоченных лиц.

Отсутствие обязательных реквизитов может привести к утрате доказательной силы документации.

Порядок оформления акта 

Процесс включает несколько последовательных шагов:

1. Инициатива покупателя. Покупатель уведомляет поставщика о необходимости создать комиссию для проверки товара, указывает основания — выявленное несоответствие.

2. Формирование комиссии. Представители обеих сторон (покупатель, поставщик, при необходимости перевозчик) согласовывают состав комиссии, сроки её работы.

3. Осмотр продукции. Комиссия детально осматривает товар: проверяет количество, состояние упаковки, целостность, качество, наличие дефектов.

4. Фиксация фактов. Все обнаруженные недостатки, расхождения, расстройство показателей вносят в документ.

5. Подписи членов комиссии. Каждый представитель расписывается, подтверждая наличие или отсутствие замечаний.

Документ должен быть составлен комиссионно, с участием как минимум двух сторон, подписан всеми участниками.

Информация для составления документа

Включают в документацию сведения:

• договор поставки;

• товарную накладную или другой сопроводительный документ;

• паспорта качества, сертификаты, технические условия;

• документы на транспортировку, хранение;

• акты испытаний или собственные записи о выявленных отклонениях;

• протоколы экспертизы качества (по необходимости).

Наличие указанных данных упрощает процесс оценки, фиксирования фактов.

Структура акта о несоответствии

Независимо от того, используется ли унифицированная форма (ТОРГ-2, ТОРГ-3) или акт составляется по внутреннему шаблону компании, он должен включать следующие структурные элементы:

1. Заголовочная часть. Указывают наименование документа, его номер, дата составления, место оформления. Обязательно — ссылка на договор поставки.

2. Сведения о комиссии. Прописываются ФИО, должности, представляемые стороны каждого участника приёмки: покупателя, поставщика, при необходимости — перевозчика или эксперта.

3. Информация о поставке. Приводятся реквизиты договора, товарной накладной, спецификаций. Указывают данные по отгрузке: дата, время, транспорт, сопровождающие документы.

4. Описание товара. Перечень наименований продукции, сорт, единицы измерения, заявленное, фактическое количество, цена, стоимость партии.

5. Фиксация выявленных отклонений. Составляется таблица или список, в котором указываются недостачи, пересорт, излишки, физические повреждения, брак, истекший срок годности, другие виды несоответствий.

6. Обстоятельства приёмки. Отражаются условия хранения товара до момента вскрытия, условия транспортировки, состояние упаковки, особенности осмотра.

7. Заключение комиссии. Описываются причины установленных расхождений, их влияние на дальнейшее использование продукции, даются рекомендации: возврат, замена, частичный приём.

8. Подписи сторон. Документ подписывают все члены комиссии с указанием ФИО, должности, организации, расшифровкой подписи. Один экземпляр остаётся у покупателя, второй — направляется поставщику.

Документ оформляется в двух экземплярах — для каждой из сторон. Один остаётся у покупателя, второй передаётся поставщику или перевозчику. Документ приобретает юридическую силу только после подписания всеми участниками комиссии, с указанием даты, расшифровки подписей.

Указание на ассортиментное несоответствие

Если при приёмке обнаружено, что отгруженные позиции не соответствуют заявленному ассортименту, дополнительно фиксируют:

• реквизиты договора поставки, спецификации, накладной;

• перечень отличающихся позиций (наименование, код, количество, цена);

• факт подмены, замены или отсутствия запрошенного ассортимента;

• дата, обстоятельства выявления расхождения;

• условия хранения продукции до момента составления акта.

Ассортиментное отклонение может квалифицироваться как ненадлежащая поставка.

Ответственность за несоответствие товара 

Ответственность за расхождение поставленного товара с условиями договора определяется в соответствии с гражданским законодательством, условиями контракта. В зависимости от ситуации возможны следующие последствия:

• возврат продукции поставщику за его счёт;

• требование о замене продукции на соответствующую условиям договора;

• взыскание разницы в стоимости;

• возмещение убытков, связанных с неправильной поставкой или хранением;

• компенсация затрат на экспертизу, утилизацию, хранение.

В случае систематических нарушений покупатель вправе обратиться в суд для защиты своих прав, взыскания компенсаций за причинённый ущерб. 

Как заказать составление акта

Допустимо обратиться за помощью по написанию документации к специалистам, которые:

• проводят предварительную оценку ситуации;

• организуют комиссию для приёмки продукции;

• оформляют документ в соответствии с действующим законодательством;

• готовят дополнительные протоколы испытаний, экспертизы, техническую документацию;

• консультируют по правовым последствиям, порядку подачи претензий.

Своевременное обращение к профессионалам помогает избежать ошибок в оформлении. А значит получить документ, который будет иметь юридическую силу при предъявлении требований поставщику или в суде.

Дополнительные услуги центра

Как составить акт о несоответствии поставленного товара? Обратиться к профессионалам. Сертификационный центр оказывает профессиональную помощь организациям, предпринимателям, которым важно правильно, своевременно оформить документы при обнаружении нарушений условий поставки.

В перечень услуг входят:

• подготовка акта несоответствия по форме ТОРГ-2, ТОРГ-3 или по внутреннему шаблону предприятия;

• анализ условий договора поставки, поиск оснований для предъявления претензий;

• организация комиссионного осмотра продукции с оформлением протокола;

• участие эксперта при выявлении расхождений по ассортименту, количеству, состоянию упаковки;

• составление сопроводительной документации: уведомлений, требований, претензий;

• оформление материалов для возврата или замены некачественного товара;

• юридическое сопровождение переговоров с поставщиком;

• консультирование по защите интересов в случае спора;

• подготовка технической экспертизы, заключения специалистов;

• сопровождение разбирательств с контрагентом во внесудебном или судебном порядке.

Оформление документации с поддержкой специалистов позволяет избежать ошибок, зафиксировать факт нарушения поставки в полном соответствии с законом.