Внесение изменений в сертификат соответствия

После выдачи разрешительного документа у заявителя могут измениться реквизиты, адрес, наименование компании, код ТН ВЭД ЕАЭС или другие сведения. В такой ситуации нельзя просто исправить данные в уже оформленном документе. Если законодательство требует отражения новых сведений, проводится замена сертификата либо новая процедура оценки соответствия.

Внесение изменений в сертификат соответствия регулируется правилами Евразийского экономического союза. Для документов, оформленных по техническим регламентам ЕАЭС, применяются Решение Коллегии ЕЭК №293 и типовые схемы оценки, утвержденные Решением Совета ЕЭК №44.

Порядок зависит от характера изменений. Если они не затрагивают свойства продукции и результаты первоначальной проверки, возможна замена без полного повторения сертификации. Если меняется сам товар, производство или иные существенные параметры, орган определяет необходимый объем новой оценки.

Когда действующий сертификат можно заменить

Не каждое изменение требует полного оформления с нуля. Типовые схемы допускают замену сертификата без выполнения всех первоначальных процедур в установленных случаях. К ним относятся, например:

• обнаружение опечатки;

• изменение организационно-правовой формы заявителя;

• смена его юридического адреса;

• изменение телефона или электронной почты;

• смена организационно-правовой формы изготовителя;

• изменение наименования юридического лица при сохранении идентификационных данных;

• изменение кода ТН ВЭД ЕАЭС;

• сокращение числа производственных площадок.

Для части изменений замена проводится только по желанию заявителя. Например, это возможно, если улицу переименовали, изменился почтовый индекс или номер здания, но фактическое место производства осталось прежним. Поэтому сначала следует установить, относится ли конкретная ситуация к основаниям для простой замены.

Какие сведения нельзя считать формальной корректировкой

Переоформление не должно использоваться для включения в сертификат фактически новой продукции. Если изменение затрагивает характеристики, которые влияют на соответствие техническому регламенту, орган по сертификации анализирует необходимость дополнительных процедур.

Повторная оценка может потребоваться при изменении:

• конструкции;

• состава;

• назначения;

• технологии изготовления;

• производственной площадки;

• существенных характеристик;

• состава модельного ряда;

• показателей безопасности.

В такой ситуации может понадобиться новый отбор образцов, испытание, анализ производства или иная проверка в зависимости от примененной схемы.

То есть замена документа и новая сертификация — разные процедуры.

Что подготовить для переоформления

Если изменение относится к случаям, допускающим замену, заявитель обращается в орган, который выдавал действующий сертификат.

К заявлению прикладываются документы, подтверждающие причину обращения. В зависимости от ситуации могут понадобиться:

• действующий сертификат;

• приложения к нему;

• заявление;

• выписка из ЕГРЮЛ;

• документы о смене наименования;

• подтверждение нового адреса;

• сведения об изготовителе;

• техническая документация;

• перечень моделей;

• пояснение об изменениях;

• документы на продукцию;

• ранее оформленные протоколы испытаний.

Если корректировка касается товара, дополнительно предоставляют материалы, позволяющие сравнить прежнюю и новую версии продукции. Например, это могут быть паспорт, руководство по эксплуатации, технические условия, чертежи, спецификации.

Как проходит замена сертификата

После получения заявления орган по сертификации анализирует основания и принимает решение. Если изменение входит в перечень случаев, для которых допускается упрощенная замена, полный цикл оценки повторять не требуется.

Процедура включает несколько действий:

1. Проверку заявления.

2. Анализ действующего сертификата.

3. Изучение подтверждающих документов.

4. Принятие решения о замене.

5. Оформление нового сертификата.

6. Внесение сведений в реестр.

Для таких случаев типовыми схемами предусмотрен срок до 10 рабочих дней с даты получения заявления.

Новому документу присваивается новый регистрационный номер. При этом дата окончания его действия остается такой же, как у сертификата, который заменяется.

В дополнительной информации указывается, что новый документ «выдан взамен», также приводятся номер и дата прежнего сертификата.

Что происходит с прежним сертификатом

После оформления нового документа старый не продолжает действовать параллельно. Орган принимает решение о прекращении его действия, а сведения о замене отражаются в едином реестре. Прежний сертификат получает отметку о замене. Это позволяет проследить связь между старой и новой записью.

Заявителю после процедуры стоит обновить данные:

• в договорах;

• карточках товара;

• сопроводительных документах;

• внутренних учетных системах;

• на сайте;

• в информации для торговых площадок.

Если номер сертификата был указан в других документах, их также нужно проверить.

Когда потребуется новая сертификация

Если причина обращения не относится к установленным случаям простой замены, орган определяет, какие действия нужно провести повторно. Объем зависит от схемы подтверждения соответствия. Может потребоваться:

• анализ документации;

• идентификация новой версии продукции;

• испытание образцов;

• оценка производства;

• проверка новых моделей;

• оформление нового протокола.

При существенной модернизации товара нельзя автоматически использовать прежние результаты испытаний. Особенно важно это для продукции, характеристики которой напрямую связаны с требованиями безопасности. Поэтому перед внесением изменений в производство желательно заранее оценить, как они повлияют на действующий сертификат.

Как поступают с декларацией соответствия

Для декларации действует похожий принцип, но процедура отличается. В предусмотренных случаях оформляется новая декларация взамен прежней. В электронной записи указывается отметка «принята взамен», номер и дата предыдущего документа.

Необходимость новых испытаний зависит от характера изменений и требований конкретного технического регламента. Если меняются только сведения, которые не влияют на характеристики продукции, может использоваться ранее сформированная доказательная база. Если же изменен сам товар или условия его производства, потребуется новая оценка. Поэтому правила для сертификата нельзя полностью переносить на декларацию без анализа применимого регламента.

Как проверить сведения после переоформления

После завершения процедуры необходимо проверить запись в официальном реестре. Особое внимание следует обратить:

• на регистрационный номер;

• статус;

• данные заявителя;

• сведения об изготовителе;

• адреса;

• наименование продукции;

• модели;

• срок действия;

• отметку о замене.

Сам электронный файл не заменяет проверку реестровой записи.

Если в новом документе обнаружена ошибка, лучше сообщить об этом сразу, прежде чем использовать сертификат при поставках, таможенном оформлении или продаже товара.

Как снизить риск повторного переоформления

Значительную часть замен можно предотвратить еще до первичной сертификации. Перед подачей заявления следует внимательно проверить:

• наименование компании;

• реквизиты;

• адреса;

• сведения о производителе;

• перечень площадок;

• модели и артикулы;

• код ТН ВЭД ЕАЭС;

• название продукции;

• технические характеристики;

• применяемую нормативную документацию.

Особенно важно заранее определить ассортимент серийно выпускаемой продукции.

Если через несколько месяцев планируется добавление новых модификаций, лучше учесть это еще на стадии первоначальной оценки, если схема и регламент позволяют.

Где оформить замену или новый документ

Для предварительного анализа достаточно предоставить действующий сертификат и описание произошедших изменений.

Специалисты центра помогут определить, возможна ли замена без повторных испытаний или потребуется новая процедура. Дополнительно можно подготовить:

• технические условия;

• паспорт;

• руководство по эксплуатации;

• нормативно-техническую документацию;

• протоколы испытаний;

• новый сертификат или декларацию;

• экспертное заключение;

• документы для регистрации товарного знака;

• материалы для патентования;

• документы для Минпромторга;

• акт экспертизы Торгово-промышленной палаты;

• сертификат происхождения СТ-1.

Каждая услуга оформляется отдельно с учетом вида продукции и задачи заявителя.

Требуется внесение изменений в сертификат? Направляйте заявки!