Внутренний аудит системы менеджмента качества

СМК задает правила, по которым компания управляет процессами и контролирует качество. Одних регламентов для этого недостаточно. Нужно периодически сопоставлять установленные нормы с тем, что происходит на практике.

Внутренний аудит системы менеджмента качества решает эту задачу. В ходе оценки изучают документы, записи, действия персонала, фактические результаты. Требования к процедуре содержит ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Рекомендации по ее организации приведены в ГОСТ Р ИСО 19011-2021. Мероприятия проводят по графику либо вне плана.

Цели и задачи внутреннего аудита СМК

Основная цель — понять, выполняются ли принятые правила, дает ли действующая система ожидаемый результат. Такой контроль предусмотрен п. 9.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2015.

Специалист решает несколько задач:

• сопоставляет фактические процессы с заданными критериями;

• находит несоответствия;

• оценивает результативность;

• изучает ранее принятые меры;

• выявляет участки для улучшения;

• готовит выводы для руководства.

Внутренний аудит СМК не предназначен для поиска виновных. Важно обнаружить причину отклонения.

Например, сотрудник регулярно пропускает обязательную операцию. Источником проблемы может оказаться сложная инструкция, неудобная форма записи либо нечеткое распределение обязанностей. Устранение причины снижает вероятность повторного нарушения.

Требования к организации внутреннего аудита

Пункт 9.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2015 предусматривает оценку через запланированные интервалы. Единого срока для всех организаций нет.

Частоту устанавливают с учетом значимости процессов, произошедших изменений, итогов прошлых мероприятий. Проблемный участок допустимо контролировать чаще. Для стабильного направления можно установить иной график.

Особое требование предъявляется к объективности. Аудитор должен беспристрастно рассматривать полученные сведения. Желательно, чтобы он не оценивал собственные действия.

Процедуру вправе выполнять подготовленный персонал компании. Другой вариант — привлечение независимого эксперта.

Программа внутреннего аудита СМК

Предстоящие мероприятия включают в программу. Ее содержание зависит от структуры компании, характера деятельности, поставленных целей.

Обычно указывают:

• проверяемые подразделения;

• выбранные процессы;

• критерии;

• сроки;

• методы;

• ответственных лиц;

• способ оформления результатов.

При планировании принимают во внимание прежние замечания. Участкам, где ранее обнаруживались существенные отклонения, уделяют больше внимания.

График корректируют при изменениях в организации. Причиной может стать новая технология, запуск оборудования, реорганизация подразделения, изменение функций персонала.

Проверять все направления с одинаковой частотой не требуется. Периодичность должна учитывать их значение и предыдущие результаты.

Подготовка к проведению внутреннего аудита

Сначала устанавливают цель, границы, критерии. После этого изучают сведения, относящиеся к выбранному процессу.

Критериями служат положения стандарта, локальные инструкции, регламенты, договорные либо законодательные требования. Аудитор знакомится с предыдущими отчетами, показателями, записями.

Затем составляют план. В нем определяют последовательность действий, сроки, участников. При необходимости заранее выбирают сотрудников для беседы.

Информацию получают несколькими способами. Можно изучить записи, наблюдать за операциями, опросить персонал. Метод выбирают с учетом поставленной задачи.

Если участвует несколько аудиторов, между ними распределяют функции. Такой подход позволяет избежать дублирования действий.

Этапы проведения внутреннего аудита СМК

Проведение внутреннего аудита СМК начинается по утвержденному плану. Сначала уточняют организационные вопросы. Затем собирают факты, необходимые для оценки.

Процедура включает:

1. изучение документации;

2. получение фактических сведений;

3. беседы с сотрудниками;

4. наблюдение за процессами;

5. сопоставление фактов с критериями;

6. фиксацию отклонений;

7. подготовку выводов.

Каждый вывод должен иметь подтверждение. Предположение специалиста само по себе не считается достаточным основанием для фиксации несоответствия.

Допустим, инструкция требует вносить сведения после определенной операции. Аудитор изучает записи за выбранный период. Обнаруженные пропуски сопоставляют с установленным правилом. Так появляется конкретное свидетельство, на котором можно строить вывод.

Результаты аудита и выявленные несоответствия

Полученные сведения оформляют в отчете. Документ показывает, какие участки были изучены, какие критерии применялись, что обнаружили специалисты.

Несоответствие описывают точно. Нужно назвать невыполненное требование, затем привести подтверждающий факт. Общей формулировки «процедура нарушена» недостаточно.

В отчет включают цель, область оценки, критерии, состав группы, обнаруженные отклонения, выводы. При необходимости отдельно отмечают возможности для улучшения.

Не каждое наблюдение считается несоответствием. Для его фиксации должно существовать конкретное требование, которое фактически не выполнено.

Итоги передают руководству либо лицам, отвечающим за соответствующий процесс. На основании полученных данных принимают дальнейшие решения.

Корректирующие действия по итогам внутреннего аудита

Обнаруженное несоответствие необходимо устранить. Если проблема способна возникнуть снова, выясняют ее причину. Такой порядок предусмотрен п. 10.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2015.

Допустим, обязательная запись отсутствует. Сначала исправляют конкретный недочет. При регулярном повторении ситуации выясняют источник проблемы. Им может оказаться неясная инструкция, сложная форма, недостаточная подготовка персонала.

После выбора решения назначают ответственного, определяют срок. Затем оценивают результат. Повторное появление того же нарушения показывает, что принятых мер оказалось недостаточно.

Как заказать аудит СМК

Компания вправе использовать собственных подготовленных сотрудников либо обратиться к независимым специалистам. Помощь со стороны актуальна перед сертификацией, после существенных изменений или при отсутствии штатного аудитора.

Для начала достаточно передать сведения об организации, ее структуре, деятельности, действующей СМК. Эксперт определит объем услуги и подготовит план.

По итогам заказчик получает отчет. При обнаружении недостатков эксперты помогут скорректировать документацию, подготовить меры для их устранения.

Дополнительно в центре доступны услуги: сертификация продукции, регистрация товарного знака, оформление технической документации.

Для расчета стоимости услуг направьте сведения о компании, укажите цель обращения.